Jede Minute zählt: So revolutioniert der TimeSpin® Cube die diskrete Zeiterfassung in Kanzleien
Die stille Herausforderung im juristischen Alltag
Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer agieren in einem Umfeld, in dem Zeit nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen ist. Doch die Realität sieht oft anders aus: Zwischen dringenden Mandantengesprächen, der Recherche und der internen Verwaltung geht wertvolle abrechenbare Zeit verloren. Manuelle Zeiterfassung über Exceltabellen oder komplexe Software-Menüs ist nicht nur eine immense Ablenkung, die den Fokus stört, sondern führt auch zu Lücken in der Abrechnung. Experten schätzen, dass in vielen Kanzleien bis zu 20% der potenziellen Billable Hours schlichtweg vergessen oder fehlerhaft erfasst werden. Hinzu kommen die gestiegenen Anforderungen an GoBD-Konformität und die Notwendigkeit, Mandantengespräche diskret und lückenlos zu dokumentieren.
Kurzer Exkurs: Wichtige Aspekte der GoBD-Konformität
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos erfasst und mit einem Beleg verknüpft sein. Die gesamte Buchführung muss für Dritte prüfbar sein.
- Unveränderbarkeit: Änderungen an digitalen Daten müssen nachvollziehbar protokolliert werden, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Dokumente dürfen nicht unbemerkt manipuliert werden können.
- Zeitgerechte Erfassung: Vorgänge müssen zeitnah gebucht und erfasst werden, um eine aktuelle Buchführung sicherzustellen.
- Ordnungsgemäße Ablage: Eine klare und geordnete Ablagestruktur ist erforderlich, sowohl digital als auch in Papierform.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Digitale Daten müssen so gespeichert werden, dass sie maschinell auswertbar sind, was eine Voraussetzung für die Prüfung darstellt.
- Konforme Software: Die verwendete Software muss die GoBD-Vorschriften technisch erfüllen. Das ist durch Zertifizierungen oder interne Prüfungen sicherzustellen.
Folgen bei Verstößen
- Verstöße können zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt führen, was finanzielle Nachteile hat.
- Strafrechtliche Konsequenzen bis hin zur Steuerhinterziehung sind möglich.
Wichtiger Hinweis
Programme wie Word oder Excel sind für sich genommen nicht GoBD-konform. Rechnungen müssen ausgedruckt und der Ausdruck zur Akte genommen werden, um die Anforderungen zu erfüllen.
Wie kann eine moderne Kanzlei diesen Spagat meistern: maximale Abrechnungsquote, volle Compliance und minimaler Stress? Die Antwort ist die Rückkehr zur Haptik.
Die Revolution: Zeiterfassung so einfach wie ein Dreh
Der TimeSpin® Zeiterfassungs-Würfel ist die Synthese aus intuitiver physischer Interaktion und leistungsstarker digitaler Cloud-Software. Das Gadget, ein elegantes zwölfseitiges Prisma (Dodekaeder), löst die Komplexität der Zeiterfassung auf einen simplen Handgriff auf.
Anstatt sich in Menüs zu verlieren, weisen Sie den zwölf Seiten des Würfels einfach Ihre wichtigsten Aufgaben, Projekte oder Mandanten zu (z.B. Seite 3 = „Mandant Müller“). Beginnt die Arbeit an einem Fall, drehen Sie den TimeSpin® auf die entsprechende Seite – fertig! Die Erfassung startet automatisch und minutengenau.
Diese physische Aktion schafft einen klaren Vorher → Nachher-Kontrast: Der administrative Aufwand verschwindet, der Fokus kehrt zurück. Der Würfel liegt ruhig auf dem Schreibtisch und signalisiert nur über ein diskretes LED-Licht, dass die Zeit läuft. Dies ermöglicht eine unauffällige, vertrauensbildende Erfassung, die den Mandanten-Dialog nicht stört.
Projekte, Mandanten, Entwicklungen. Sie können die 12 Seiten mit programmieren aber auch jeder erfasste Tätigkeit zusätzlich mit Anhängen/Verknüpfungen und Kommentaren ergänzen und somit auch Bearbeitung stände abbilden.
Praktische Effizienz: Compliance und Transparenz auf Autopilot
Die wahre Stärke des TimeSpin® entfaltet sich in der Verknüpfung mit der Cloud-Software:
- Minutengenaue Abrechnung und GoBD-Compliance: Die erfassten Zeiten werden manipulationssicher gespeichert und bieten die rechtssichere, lückenlose Dokumentation, die Sie für das Finanzamt und zur Erfüllung des BAG-Urteils benötigen. Das automatische Tracking macht die oft mühsame und fehleranfällige Nacherfassung überflüssig.
- Nahtlose Integration: Dank flexibler API-Schnittstellen integriert sich TimeSpin® nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur, bis hin zu spezialisierten Legal Tech Lösungen wie genese®. Die Zeitdaten fließen direkt in die Abrechnung, wodurch der administrative Aufwand für das Backoffice drastisch sinkt.
- Burnout-Prävention durch Transparenz: Die visuellen Auswertungen zeigen nicht nur, wie lange an Projekten gearbeitet wurde, sondern helfen auch dabei, Überlastung in Ihrem Team frühzeitig zu erkennen. Die spielerische Komponente der Gamification steigert zudem die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter, die ihre Beiträge nun transparent und fair gewürdigt sehen.
Fazit und Handlungsaufforderung
Der TimeSpin® Würfel ist mehr als ein Zeiterfassungstool; er ist ein Effizienz-Beschleuniger und ein Vertrauens-Werkzeug. Er befreit Juristen vom Chaos manueller Protokolle, sichert die Compliance und holt die verlorenen Minuten zurück, die über den Erfolg eines Mandats entscheiden können. Kanzleien, die in New Work-Lösungen wie TimeSpin® investieren, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil, der auf Fokus, Präzision und Mitarbeiterzufriedenheit beruht.
Work smart, not hard – starten Sie die Revolution Ihrer Kanzlei-Produktivität.
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