Zeiteinsatz im Ticketsystem optimieren
„Wenn Tickets nicht alles zeigen – wie TimeSpin den wirklichen Aufwand sichtbar macht“
1. Problem: Warum Ticketsysteme allein nicht ausreichen
Ticketsysteme sind wunderbar zur Dokumentation, Priorisierung und Nachverfolgung. Bei der Zeiterfassung sind sie allerdings oft lückenhaft:
- Manuelle Buchung → ungenau, manchmal vergessen
- Statuswechsel-Messung → zeigt nur ‚offen bis geschlossen‘, aber nicht echte Bearbeitungszeit
- Indirekte Tätigkeiten wie Abstimmungen, Telefonate, Übergaben werden nicht abgebildet
Ergebnis: HR und Führungskräfte sehen nur einen Teil des tatsächlichen Aufwands. SLA-Einhaltung, Kapazitätsplanung oder Auslastungsanalysen basieren daher auf unvollständigen Daten – mit Konsequenzen für Produktivität, Zufriedenheit und Kosten.
2. Bisherige Lösungsansätze – und ihre Grenzen
- Manuelle Zeiterfassungssysteme: detailliert, aber hoher Aufwand für Mitarbeitende
- Separate Tools (z. B. Excel): fragmentiert, Daten müssen oft mühsam zusammengeführt werden
- Prozessoptimierung: sinnvoll, zeigt aber nicht automatisch die Zeit hinter jedem Schritt
All diese Maßnahmen bleiben isoliert und schaffen häufig Frust statt Transparenz.
3. TimeSpin® – haptische Zeiterfassung trifft digitales Reporting
TimeSpin® ist ein zwölfseitiger Zeiterfassungswürfel, der durch einfaches Drehen automatisch Zeiten misst – intuitiv, offlinefähig, und mit Cloud-Software für Auswertungen und API-Integration.
Wie es funktioniert:
- Jede Würfelfläche erhält eine Ticket-ID (z. B. „TKT-12345“).
- Mitarbeitende drehen den Würfel auf die passende Seite – der Timer startet.
- Kommentare oder Tätigkeitsarten (Analyse, Call, Test) können sofort oder später ergänzt werden.
- Exporte aus TimeSpin (z. B. Excel, API) lassen sich automatisch mit den Daten aus dem Ticketsystem verknüpfen.
4. Vorteile im Überblick
| Zielgruppe | Benefit |
|---|---|
| Mitarbeitende | Schnell, spielerisch, ohne zusätzliche Eingaben |
| Support-Leads | Echtzeit-Insights: Wer hat wie lange am Ticket gearbeitet |
| HR & Controlling | Verlässliche Datenbasis zur Auslastung, Abrechnung |
| Management | Handfeste Zahlen für Kapazitätsplanung, SLA-Überprüfungen |
Weitere Pluspunkte:
- Detaillierte Kontrolle über Workflow-Zeiten
- Transparenz statt Kontrolle – mehr Vertrauen im Team
- Datenexport und APIs ermöglichen Integration mit ERP, CRM, Reporting-Tools
5. Wer sollte jetzt aktiv werden?
- Support-Leads bzw. Teammanager: Damit die tatsächliche Leistung des Teams sichtbar wird.
- HR-Verantwortliche: Für eine gerechte Bewertung der Arbeitsbelastung.
- Management & Controlling: Um belastbare Kennzahlen für Planung, Kostenstellen und Effizienz zu bekommen.
- IT/Projektteam: Für die Umsetzung der Integration (Ticket-System + TimeSpin).
6. Fazit
Ticketsysteme sind essentiell für Organisation – aber nicht für vollständige Zeiterfassung. TimeSpin® füllt die Lücke: intuitiv, umfassend und datengestützt. Damit entstehen bessere Entscheidungen, höhere Transparenz und spürbare Effizienzgewinne im Support.
